Ваша компания успешно развивается и в настоящий момент появилась огромная база клиентов. Сотрудники не справляются с огромным количеством документов. На помощь придет автоматизация документооборота. Как определить, что нужен переход на ЭДО?
Предлагается рассмотреть признаки, по которым можно принять решение.
Первый признак, это месячные расходы на курьеров или услуги почты превышают 1000 рублей. Система ЭДО более выгодна для организации, ведь расходы составят всего 1500 тысячи в год. Это позволит уменьшить расходы, и сэкономить время.
Второй, потеря важных документов. При наступлении отчетного периода, очень сложно найти нужные документы. Все сотрудники просто теряют огромное количество времени, чтобы их найти.
Ещё одним, третьим, признаком является разделение филиалов, поставщиков, клиентов территориально. Обмен почтой затруднен. Иногда клиенты находятся совсем в других странах ближнего, и некоторые в странах дальнего зарубежья. Порой письма теряются по дороге к адресату. А подписание договора может занять и не один месяц. В ЭДО документы имеют электронную подпись и они имеют юридическую силу - вы легко можете оформить получение эп. А обмен может производиться за секунды.
Четвертый, ваш бухгалтер уже не справляется с огромным количеством бумаг и не может быстро произвести ввод данных и обработать их. В этом случае есть вероятность риска ошибок.
Пятый признак. Архив документов занимает большую площадь и уже не вмещается в размеры комнаты.
Шестой, чтобы найти нужный документ необходим долгий поиск, заставляющий ждать тех, кому он необходим в данный момент. Когда у вас появится система электронного документооборота возможно распечатать любой документ мгновенно.
Устанавливая какую-либо систему ЭДО вы получаете:
1. Защищенную внутреннюю единую сеть;
2. Юридическую защищенность документов;
3. Защищенные каналы связи;
4. Систему контроля исполнения документов;
5. Более расширенную базу клиентов по всему миру.
Автоматизация делопроизводства лежит в основе развития компании. Получается, что затраты на установку и запуск системы гораздо выгоднее постоянных затрат.
У вас достаточно оснований для перехода на ЭДО, если среди признаков вы нашли хотя бы два близких к вашей ситуации. Это позволит повысить эффективность работы организации, сократит временные и денежные затраты на поиск, обработку, отправление и получение данных.
