Так как неотъемлемой частью бухгалтерского учёта является беспрерывный контроль над всеми операциями касательно деятельности предприятия, то документация и документооборот – важная составляющая его ведения.
Документация – определённое количество документов предприятия. Документооборот – дорога, которую проходит документ в процесс выполнения деятельности предприятия. Наиболее популярными носителями информации, в наши дни, являются бланки, акты, первичные документы и т.д. С развитием компьютерных технологий популяризируются и электронные носители информации. Первичный документ – документ о фиксировании хозяйственной операции именно в момент ее совершения. Вам может помочь программа medoc для работы с отчетами и счетами.
Во время заполнения документов предприятия бухгалтер, так как он человек, может совершать определённый ряд ошибок. Причинами этого являются переутомление, невнимательность, технический сбой (если речь идёт о заполнение электронных таблиц), неверный подсчет, непонимание операции и так далее. К ошибкам в бухгалтерском можно отнести неправильное заполнение первичных документов и неверное написание сумм в проводках. Смотря, что за ошибка и что за документ существуют некоторые способы их исправления.
Первый способ – корректурный. Он распространяется в основном на первичные документы. Этот способ заключается в том, что неверная запись зачёркивается и справляется. При этом документ обозначают меткой «исправлено», ставится дата исправления и подпись ответственного лица.
Второй способ – «красное сторно». Таким способом исправляются суммы и он распространяется только на суммы, которые превышают положенные. Если написанная сумма неверна и превышает нужную, ниже записывается такая же проводка на разницу этих сумм. При этом проводка и разница записывается красной пастой и при подсчете отнимается от ошибочной.
Третий способ – способ дополнительных проводок. Обратный способу «красное сторно». То есть, в этот раз записанная сумма меньше положенной. При таких обстоятельствах ниже проводки пишется такая же, сумма которой является разницей. При подсчете эти проводки суммируются.
Ошибки в документации делятся на два типа: локальные и транзитные. Первые менее опасны, поскольку они бывают лишь в одном учётном регистре и не имеют распространения. Транзитные же ведут за собой цепочку несовпадений и являются опасными, так как влияют на всю бухгалтерскую документацию.
